Qui peut organiser un évènement à L’îlotCo ?
Toute personne physique ou morale, adhérente de l’association L’îlotCo.
Quelles formules sont possibles ?
POUR VOS RÉUNIONS, SÉMINAIRES, ASSEMBLÉES GÉNÉRALES…
POUR VOS ACTIVITÉS OU
ÉVÈNEMENTS PUBLICS,
voir ci-dessous
Quel projet ?
La majorité des activités ou événements qui ont lieu à L’îlotCo sont organisés par les acteur·ices du territoire (associations, entreprises, particuliers et/ou collectifs), nous les accompagnons dans leur mise en place.
Nous proposons des solutions techniques, logistiques et budgétaires pour que vos idées puissent éclore.
Les mises à disposition s’effectuent dans le cadre de notre projet associatif et des thématiques abordées à L’îlotCo, tout en respectant sa charte et son règlement intérieur.
Quels sont les conditions financières de la mise à disposition ?
Elles varient selon la nature de votre demande (durée, logistique, ressources humaines nécessaires, matériel mis à disposition, occupation des espaces, etc.).
Dans certaines conditions (notamment un accès gratuit pour le public) une gratuité de la mise à disposition peut être envisagée. Dans tous les cas, les recettes de billetterie sont au bénéfice de l’organisateur et les recettes de bar à L’îlotCo
Quelle démarche pour organiser mon événement ?
Effectuez votre demande par mail à : , avec au minimum :
- Un descriptif de l’événement
- Votre contact
- La date envisagée
Une fois votre projet défini, sa validation repose sur un ensemble de critères, dont la disponibilité de la date, la faisabilité technique et économique du projet, ou encore la cohérence avec les valeurs et ambitions portées par l’association.
Quels sont les délais pour faire ma demande ?
Nous vous conseillons de soumettre vos projets d’événements au moins 3 mois à l’avance.
Mise à disposition de L’îlotCo
DÉMARCHES & DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
LES DOCUMENTS À FOURNIR
Les statuts signés de votre association (pour une première demande ou modification depuis la demande précédente)
Le chèque de mise à̀ disposition, le cas échéant
LES OBLIGATIONS
Adhérer à l’association L’îlotCo
Signer la convention de mise à̀ disposition entre votre structure et l’association L’îlotCo
Envoyer vos supports de communication à L’îlotCo 1 mois en amont de votre événement par mail à L’îlotCo.
Les évènements publics ne peuvent voir lieu qu’avec une équipe de L’îlotCo présente.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
MODALITÉS D’OCCUPATION DU LIEU
L’îlotCo étant un tiers-lieu et non une salle de concert, la limite de 22h devra être respectée pour toute activité sonore amplifiée.
Le matériel mis à disposition par L’îlotCo sera sous l’entière responsabilité de l’organisateur, qui s’engage à faire jouer sa propre assurance Responsabilité Civile en cas de dégradation involontaire. Il en va de même pour toute autre dégradation involontaire constatée durant les heures d’occupation du lieu.
Le règlement intérieur et les consignes de sécurité s’appliquent à l’organisateur ainsi qu’à l’ensemble de ses invités. Sont à la charge de l’organisateur l’ensemble des frais relatifs au transport et à l’hébergement de ses invités, le cas échéant. Les frais annexes ne figurant pas comme “inclus” ou “offert” dans le devis signé sont à la charge de l’organisateur.
OUVERTURE/FERMETURE
L’heure de début et de fin d’exploitation des locaux est déterminée avec les responsables de L’îlotCo.
DÉCOR ET PERFORMANCE
Toutes performance physique, pyrotechnique ou de toute autre nature pouvant mettre en danger les usagers du tiers-lieu devront être validées avec les responsables de L’îlotCo.
Le décor du lieu doit lui aussi être entièrement validé en amont de l’évènement.
CATERING
Une offre de catering vous est proposée par le Café-Cantine de L’îlotCo à un tarif préférentiel.
Si vous souhaitez assurer le catering par vous-même, tout comestible provenant de l’extérieur devra être consommé dans les espaces prévus à cet effet, hors des espaces de restauration si le Café-Cantine est ouvert. Dans ce cas, la cuisine et la vaisselle du Café-Cantine ne peuvent pas être utilisés.